Claves para lidiar con las expectativas en el entorno empresarial

Retrasos en los proyectos son la principal fricción con las que lidiar

En el mundo organizacional, las expectativas de fechas límite conllevan una complejidad porque se dirigen directo al corazón del proyecto y se miden en unidades de tiempo. En los negocios, el tiempo es sinónimo de dinero y esto se convierte en un peligro con el que hay que saber lidiar. Procore, una firma de software cuya plataforma se especializa en la administración de proyectos de la construcción basada en la nube, identificó en qué áreas suelen incrementarse las expectativas peligrosas en las empresas y ofreció recomendaciones para batallar con ellas, las cuales pueden usarse en otros sectores más allá de la construcción.

Para las empresas, es importante comprender que las expectativas de los inversores podrían convertirse en un enorme problema si no se gestionan de forma adecuada. Si estas expectativas no se están cumpliendo, "tienes un problema más grande que cuando cumples con un proveedor de materiales", sostiene Duane Craig, un veterano de la comunicación en el negocio de la construcción.

Al involucrar un dueño de un negocio a otros actores, las cosas podrían volverse difusas. Más allá del propietario, hay agentes de seguros o banqueros, entre otros, para quienes la comunicación será clave para alinear las expectativas de los proyectos. La no comunicación de aspectos clave podría poner en riesgo el calendario de un proyecto. Los inversores podrían resentirse al percibir falta de interés o que el ambiente está cambiando. Craig sugiere, "cuando entiendes los lugares en los que tu afectas a las expectativas y te encargas de ellas, te empoderas a ti mismo y a los que te rodean". Este es el primer consejo a la hora de mantener una atención correcta por parte de los inversores de los proyectos.

Otro elemento de impacto en los proyectos organizacionales es la falta de recursos. Cuando quienes ejecutan actividades se enfrentan con una persona menos en el equipo o solo una parte del mismo, sufren un desequilibrio ya que solo tenían en la mente trabajar con recursos suficientes y así poder alcanzar las metas. Cualquier contratiempo a causa de falta de recursos, genera molestias en los trabajadores y entorpece la normal ejecución de las actividades del negocio.

Craig recomienda enfrentarse lo más rápido posible con las restricciones de recursos, para reordenar labores y evitar la interrupción temporal del proyecto o retrasos. Por ello, "cuando no puedes solucionarlo , deja que la gente lo sepa a tiempo y que tenga suficiente información para que sepan qué esperar y cuándo esperarlo", ilustra el especialista.

Y como tiempo es dinero, las fechas límite se convierten en un problema con el que se debe lidiar cuando estas no son realistas. Las expectativas de este tipo son las más delicadas, debido a que socavan la esencia de todo proyecto al impactar en la unidad del tiempo.

Una fecha límite inalcanzable genera expectativas no realistas. Por ello, basado en la experiencia de la firma de software del sector de la construcción recomienda tres acciones concretas. El análisis minucioso del calendario podría revelar la liberación de tiempos para asignar recursos en pro de una meta más realista. Ser persistente en encontrar maneras de establecer fechas límites realistas. De no cumplirse, entonces informar a los involucrados, especialmente a los inversionistas. Esto evitará pérdidas de dinero. Y si de plano es inviable el cumplimiento de las fechas del calendario de los proyectos, entonces se podrá proponer opciones para reducir el impacto de un retraso y con ello mejorar la percepción de todos los interesados. Estas claves permitirán lidiar mejor con las expectativas en el mundo de los negocios.

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